Herken je dat de dag voor jou vaak voorbij vliegt en je nog lang niet alles hebt gedaan wat je wilde of moest doen. Dat je daardoor de grip verliest op datgeen wat je eigenlijk had moeten doen? Vandaag geef ik enkele tips die je kunnen helpen om beter met je beschikbare tijd om te gaan.
- Stel prioriteiten: Identificeer de belangrijkste taken en focus op die taken die de meeste impact hebben. Laat minder belangrijke taken achterwege of verplaats ze naar een later tijdstip. Gebruik eens de Eisenhower Matrix als het je niet lukt om zelf prioriteiten te stellen.
- Maak gebruik van tools zoals to-do lijsten, agenda’s of apps om je taken te organiseren en te plannen. Dit helpt je om overzicht te houden en je tijd effectiever te benutten. Let wel op dat de lijstjes jouw agenda niet gaan overnemen. Het lijstje is een tool, een handvat, en moet jou ondersteunen. Als het een extra taak wordt dan gaat dat niet werken.
- Identificeer wat je gedurende de dag afleidt, denk aan sociale media of een enorme hoeveelheid mails. Minimaliseer deze afleidingen tijdens je werkuren. Maak een afspraak met jezelf dat je bijvoorbeeld alleen van 9 tot 10 uur in de ochtend en van 15 tot 16 uur in de middag mails beantwoordt. Zo’n zelfde afspraak kun je met jezelf maken over het kijken op Instagram of Facebook.
- Stel een deadline op: ik kom zelf uit de journalistiek en deadlines werken nog steeds heel goed voor mij. Je weet wanneer iets af moet zijn en daar werk je naartoe. Hierdoor ga je meer gefocust en efficiënt werken. Het werken met deadlines helpt ook bij het stellen van prioriteiten. De zaken die later in de tijd af moeten zijn staan, krijgen op een later tijdstip prioriteit in je agenda.
- Misschien wel de belangrijkste, of althans voor mij: leer nee zeggen. Wees selectief en zorg dat jij niet de persoon wordt die iedereen aan het bedienen is en alles gaat oplossen. Zeg alleen ja als je weet dat het in je agenda past, bij je werkzaamheden hoort en bedenk ook of een specifieke vraag je extra stress gaat geven. In het laatste geval overweeg om eens nee te zeggen. Kijk hoe dat voor je voelt.
Met deze tips kun je gaan beginnen om je tijdmanagement te verbeteren. Het veranderen van je eigen gedrag kost tijd en inzet. Bedenk dus dat iedere dag weer een nieuwe is. Als het vandaag of gisteren niet is gelukt, dan lukt het je morgen misschien wel. Wees daarin aardig voor jezelf.
